Просмотр табличных представлений (отчетов, реестров, форм)

В Системе существует три основных типа табличных представлений: форма, отчет, реестр.

Отчеты. Просмотр отчета

Отчет - это результат запроса в базу на выдачу определенных (заданных в конструкторе отчетов или в аналитической панели) данных. Проще говоря, отчет - это средство для просмотра данных, удовлетворяющих конкретным условиям. Внешний вид отчета - таблица, структура которой задается в конструкторе отчетов или в аналитической панели, причем ни количество условий (фильтров), ни количество запрашиваемых данных (источников значений) Системой не ограничиваются.

Для просмотра отчета необходимо:

  1. Выбрать в главном меню Системы пункт «Отчеты».
  2. В списке найти нужный отчет, при необходимости используя функцию поиска.
  3. Нажать на название отчета левой кнопкой мыши. Откроется страница его просмотра. Если для отчета настроены графики, справа от названия отчета в списке отчетов будет иконка «график».
_images/188.png

При просмотре отчета с большим числом строк или столбцов на странице появляется скролл по вертикали или горизонтали.

Формы. Просмотр формы

Форма - аналогичное отчету средство для ввода данных в Систему. Отчеты и формы по структуре и принципам построения одинаковы, различие между ними только в том, что в формы разрешено вводить данные, а в отчетах можно лишь анализировать полученные данные.

Для перехода к просмотру и заполнению формы необходимо:

  1. Выбрать в главном меню Системы пункт «Формы».
  2. В списке найти нужную форму, при необходимости используя функцию поиска.
  3. Нажать на название формы левой кнопкой мыши. Откроется страница заполнения формы.

Ролевая модель может быть настроена так, что пользователю не будет доступен список форм; перейти на форму для ввода данных можно будет только через задание сбора.

Реестры. Просмотр реестра

Реестры представляют собой перечни объектов, удовлетворяющих определенным условиям. У реестров есть только заголовки столбцов, но нет заголовков строк. В реестре каждой строке соответствует один объект. По своей сути каждый реестр представляет собой некоторую выборку из всего множества существующих в Системе объектов. При этом существует условие единственности источника данных для каждой ячейки и обязательности такого источника (хотя самих данных для конкретного объекта может и не быть).

Реестры можно использовать как для просмотра, так и для ввода данных. В зависимости от настроек реестра значения в нем либо можно редактировать, либо нет. Все реестры (и редактируемые, и нередактируемые) находятся на странице «Реестры».

Для перехода к просмотру/заполнению реестра необходимо:

  1. Выбрать в главном меню Системы пункт «Реестры».
  2. В списке найти нужный реестр, при необходимости используя функцию поиска.
  3. Нажать на название реестра левой кнопкой мыши. Откроется страница просмотра/заполнения реестра.

На странице просмотра реестра данные выводятся в виде нескольких страниц. В нижней части страницы отображаются кнопки навигации по страницам, количество страниц и кнопки настройки числа строк, отображаемых на странице.

_images/reg-navigate.png

Изменение параметров

При переходе на страницу отчета (формы, реестра) в верхней части выводится название отчета, под ним - строка изменяемых параметров отчета (формы, реестра), далее - строка меню для работы с отчетом, представленная в виде набора иконок, и ниже – сам отчет (форма, реестр), т.е. таблица с данными.

_images/165.png

Для изменения параметров отчета необходимо:

  1. Нажать либо на строку, в которой указаны параметры отчета, либо на соответствующую иконку в меню над отчетом.
  2. В открывшемся окне выбрать требуемые значения параметров.
  3. Нажать на кнопку «Обновить». Отчет (форма, реестр) будет перестроен в соответствии с выбранными параметрами.
_images/166.png

При выборе параметра жирным шрифтом выделяются те элементы справочников, для которых определен хотя бы один из источников, участвующих в отчете. Под участвующими в отчете источниками понимаются те, которые добавлены как источник, а также те, которые используются в формулах по их вычислению.

Фильтрация строк

Функционал фильтрации строк необходим для отображения отчета не целиком, а какой-то его части (конкретных значений каких-либо показателей). Для этого необходимо нажать на кнопку для раскрытия фильтров:

_images/8.png

Фильтры расположены под заголовками столбцов.

_images/9.png

Для фильтрации по интервалу значений в числовом столбце следует ввести интересующий интервал в фильтр соответствующего столбца и нажать на клавишу «Enter».

_images/10.png

Для фильтрации по конкретному значению показателя (для показателей-справочников или периодов), необходимо выбрать интересующее значение показателя из раскрывающегося списка, который открывается по нажатию на иконку «стрелка» в правой части ячейки фильтра.

_images/11.png

Допускается одновременно применять фильтры по любому количеству столбцов.

Для сброса всех фильтров следует нажать на иконку «Сбросить фильтры» в меню над таблицей. Для сброса конкретного фильтра следует либо удалить введенные в нем значения и нажать на кнопку «Enter» (для числовых или строчных показателей), либо нажать на иконку «крестик» рядом со значением фильтра (для показателей-справочников или периодов).

Экспорт данных в файл

Функционал экспорта данных в файл необходим для сохранения данных таблицы отчета, реестра и т. д. на локальный диск компьютера в виде файла. Необходимо нажать на кнопку настройки экспорта и в раскрывающемся списке выбрать формат экспорта (xlsx, csv, html, docx):

_images/12.png

В стандартном диалоговом окне сохранения необходимо выбрать папку и ввести название файла.

Особенности экспорта файлов в различных форматах:

  1. В формат docx можно выгрузить отчет с графиком. Для этого необходимо, находясь на странице просмотра отчета, открыть ранее созданный и сохраненный график для этого отчета, затем нажать на кнопку настройки экспорта и выбрать формат docx.
_images/255.png
  1. Для формата xlsx может быть настроен шаблон экспорта (см. раздел «Настройка шаблона экспорта в xls»). Если шаблон экспорта не настроен, отчет экспортируется со всеми заголовками строк и столбцов. Если же шаблон настроен, то заголовки строк и столбцов не экспортируются.

Если в конфигурации Системы предусмотрено использование poi-сервера, то выполняется экспорт данных в файл формата xls.

_images/179.png

Если poi-сервер не используется, то возможен экспорт данных в форматы: xlsx, csv, pdf, docx, html.

При экспорте данных во внешний файл формат представления числа устанавливается «по умолчанию» и может отличаться от формата представления этого числа в Системе.

Например, если в одной из ячеек экспортируемого отчета/формы/реестра находится число «1.010103», в экспортированном xls-файле отображается число «1.01», т.к. по умолчанию формат чисел в xls-файле отображает 2 знака после запятой. Чтобы увидеть правильные значения в xls-файле, следует установить в полученном файле формат представления числа с 6 знаками после запятой.

Опция «только видимые строки»

Система предоставляет возможность отображать только видимые строки в экспортируемом файле. Опция «только видимые строки» необходима, когда требуется экспортировать только те строки, которые отображаются после применения заданных пользователем фильтров.

Например, форма с показателями «Политик» и «Индекс доверия» имеет следующий вид:

_images/167.png

Без применения опции «только видимые строки» в файл будет экспортирована вся таблица полностью.

_images/168.png

Для экспорта строк, в которых «Индекс доверия» > 0, необходимо применить к данным формы соответствующий фильтр.

_images/169.png

После применения к данным фильтров следует нажать на галочку «только видимые строки» и экспортировать форму с установленными фильтрами.

_images/170.png

Для реестров с галочкой «только видимые строки» экспортируются только те строки, которые отображаются на экране, максимальное значение строк на странице: 100.

Опция «группировочные заголовки строк»

Система предоставляет возможность группировать заголовки строк в экспортируемом файле. При выборе опции «группировочные заголовки строк» в экспортируемом файле группировочные заголовки строк растягиваются на всю ширину отчета. Опция применяется к тем строкам, которые являются фильтрами с галочкой «применять фильтр ко вложенным заголовкам» и к пустым заголовкам, имеющим вложенные строки.

Например, отчет с группировочными заголовками строк имеет следующий вид:

_images/171.png
  1. Экспортируемый отчет по умолчанию (без опции «группировочные заголовки строк») будет выглядеть следующим образом:
_images/172.png
  1. Экспортируемый отчет с опцией «группировочные заголовки строк» будет иметь следующий вид:
_images/173.png

Работа в полноэкранном режиме

Для работы с большим отчетом/формой/реестром со сложной структурой заголовков строк или столбцов можно открыть такой отчет на весь экран при помощи иконки «развернуть отчет на весь экран» в меню над таблицей отчета/формы/реестра.

_images/174.png

Для выхода из полноэкранного режима следует нажать на соответствующую иконку возврата из полноэкранного режима.

Подсветка данных в отчете/форме/реестре

Информация о вычисленных значениях

Данные в отчете/форме/реестре могут быть двух видов: исходные данные (введенные пользователями или загруженные через адаптеры) и вычисленные значения. Исходные значения отображаются простым черным шрифтом, вычисленные значения - синим цветом с пунктирным подчеркиванием.

_images/13.png

Для просмотра информации о вычисленном значении следует нажать на интересующее значение левой кнопкой мыши. Информация отобразится во всплывающем окне. В нем, как и в основном отчете, черным шрифтом отображаются исходные данные, синим шрифтом с пунктирным подчеркиванием – вычисленные значения.

_images/14.png

Просмотр информации о вычисленных значениях, находящихся в окне просмотра вычисленного значения, также возможен по нажатию на него левой кнопкой мыши. Таким образом, переходя по цепочке из вычисленных значений, можно добраться до исходных данных.

_images/15.png

Расслоения

В отчетах и формах могут возникать расслоения данных - если более одного значения удовлетворяет фильтрам, наложенным на конкретную ячейку в отчете. Такие ячейки окрашиваются в оранжевый цвет. По клику левой кнопкой мыши по такой ячейке можно просмотреть информацию о расслоении. Описание способов устранения расслоений см. в подразделе Расслоения.

_images/16.png

Откорректированные значения

Частный случай расслоения данных – наличие ровно двух значений для ячейки: одного введенного и одного вычисленного. В Системе данная ситуация воспринимается как откорректированное значение. В таком случае ячейка окрашивается не в оранжевый, а в желтый цвет, и при наведении курсора на нее появляется всплывающая подсказка о том, что значение было откорректировано, и информация о вычисленном значении.

_images/17.png

В случае если вычисленное и откорректированное значения различаются, ячейка будет ярко-желтой, если совпадают - бледно-желтой.

_images/18.png

Настройка параметров отображения

В Системе доступны следующие действия по изменению отображения таблицы:

  • Сортировка
  • Изменение размеров заголовка таблицы
  • Отображение или скрытие столбцов таблицы
  • Перестановка столбцов
  • Отображение или скрытие иерархических строк таблицы
  • Транспонирование строк и столбцов

Пользователь, сформировавший отчет/форму/реестр, имеет возможность в аналитической панели или конструкторе отчета/формы/реестра задать сортировку строк и размеры заголовков столбцов по умолчанию. Пользователь, просматривающий отчет/форму/реестр, имеет возможность изменить размеры заголовков таблицы. Данные изменения будут отображаться только в его личном кабинете. Выставленные настройки будут закреплены за пользователем до следующего изменения или сброса настроек до значений, установленных по умолчанию.

Для сброса настроек до значений, установленных в Системе по умолчанию, необходимо в режиме просмотра отчета/формы/реестра нажать на кнопку «Сброс настройки размеров заголовков столбцов и сортировки», расположенную в панели действий в правом верхнем углу.

_images/19.png

Сортировка

Для применения сортировки заголовков строк/столбцов следует щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца, по которому необходима сортировка. В результате рядом с названием заголовка появится иконка сортировки данных.

_images/20.png

Если в отчете существуют вложенные заголовки (отчет имеет иерархическую структуру), то сортировка выполняется только на нижнем уровне вложенности.

Чтобы отменить сортировку, необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по заголовку с нажатой клавишей «Ctrl».

Если требуется сортировка по нескольким столбцам, необходимо, удерживая клавишу «Shift», последовательно нажимать левой кнопкой мыши на заголовки столбцов, по которым требуется выполнить сортировку. Аналогичным способом выполняется сортировка по строкам.

Изменение размеров заголовка таблицы

Система предоставляет возможность изменить размеры заголовков таблицы. Для того, чтобы изменить размеры заголовков, необходимо:

  1. Навести курсор мыши на разделяющую линию в заголовках (при этом курсор изменит свой вид).
  • Для изменения ширины столбца необходимо навести курсор на его вертикальную границу.
  • Для изменения высоты строки заголовка необходимо навести курсор на его горизонтальную границу.
  1. Изменить ширину или высоту заголовка, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Отображение или скрытие столбцов таблицы

В Системе возможно скрытие столбцов отчета. Для этого необходимо нажать правой кнопкой мыши на заголовок столбца и в открывшемся контекстном меню выбрать действие «Свернуть заголовок».

Также скрыть столбцы отчета можно, уменьшив ширину столбца до минимального размера.

_images/22.png

Скрытый столбец отмечен индикатором i1 в заголовке столбца слева.

Для того, чтобы отобразить скрытый столбец отчета, следует щелкнуть левой клавишей мыши по индикатору скрытого столбца.

_images/21.png

Перестановка столбцов

При помощи drag’n’drop(для этого надо навести курсор на столбец, зажать левую кнопку мыши и переместить столбец) можно переставлять столбцы (в рамках одного уровня вложенности).

Отображение или скрытие иерархических строк таблицы

Для удобства просмотра отчета с большим числом строк при наличии иерархической структуры заголовков возможно массовое раскрытие/скрытие группировочных заголовков строк при помощи иконок «+» и «-» (большие иконки «+» и «-» - полное раскрытие/скрытие, маленькие иконки «+» и «-» - раскрытие/скрытие следующего уровня).

_images/23.png

Также возможно скрытие/раскрытие отдельных подзаголовков при помощи иконок «+» или «-» рядом с названием заголовка строки.

_images/24.png

Транспонирование строк и столбцов

Для того, чтобы поменять местами столбцы и строки отчета, необходимо нажать кнопку «Транспонировать».

_images/191.png

Избранное

Все отчеты, формы, дашборды, показатели, включенные в список «Избранное», отображаются в личном кабинете пользователя (пункт главного меню «Личный кабинет»).

Чтобы добавить отчет/форму/дашборд/показатель в «Избранное», следует нажать на иконку «звезда» на странице отчета/формы/дашборда/показателя.

_images/25.png

Если иконка «звезда» - бесцветная, то это означает, что данный отчет/форма/дашборд/показатель не включен в список «Избранное». Если иконка «звезда» - оранжевая, то это означает, что данный отчет/форма/дашборд/показатель уже находится в списке «Избранное».

Для того, чтобы удалить отчет/форму/дашборд/показатель из списка «Избранное», следует повторно нажать на иконку «звезда».

Отправка отчета по почте по расписанию

В Системе возможна отправка отчета по почте по расписанию. Для этого необходимо нажать на иконку «Отправка отчета по почте по расписанию» в меню над таблицей отчета/формы/реестра.

_images/273.png

В открывшемся диалоговом окне возможна настройка расписания отправки почты:

_images/274.png
  1. В разделе «Получатели» необходимо флагами отметить пользователей, которым должен направляться отчет.
  2. В разделе «Периодичность» требуется выбрать периодичность (день/неделя/месяц) и указать время отправки.
  3. В разделе «Отправлять при нарушении условий» - указать условия, при нарушении которых отчет буден направляться пользователям.
  4. При необходимости можно отредактировать письмо: добавить/убрать ссылку на просмотр отчета, название отчета или свои комментарии.

После настройки блока необходимо нажать на кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу окна «Отправка отчета по почте по расписанию».

Для немедленной отправки отчета выбранным пользователям следует нажать на кнопку «Отправить сейчас». В результате на почту отмеченных пользователей придет письмо с приложенным файлом в формате xls.

Обратите внимание, что электронные адреса пользователей должны быть указаны в справочнике «Пользователи» в столбце «Почта».

Для того, чтобы перенастроить условия отправки отчета, следует нажать на кнопку «Удалить», и заново заполнить необходимые поля.

Отправка уведомления о выходе показателя за настраиваемые границы

Раздел «Отправлять при нарушении условий» необходим для уведомления пользователей о выходе показателя за настраиваемые границы.

_images/275.png

Для получения подсказки по формированию условий следует нажать на иконку «вопрос» справа от названия блока. В результате появится всплывающее окно подсказки с правилами настройки. Подробнее о возможностях настройки см. в подразделе «Настройка правил форматно-логического контроля».

Обратите внимание, что при использовании блока «Отправлять при нарушении условий» отчет будет отправлен выбранным пользователям на их e-mail при нарушении правил, настроенных для проверки. Например, если в отчете настроено правило «C1>100», то, в случае если ячейка С1 будет заполнена как «C1<=100», пользователю, выбранному получателем, будет отправлено письмо об ошибке в отчете.

Для завершения настройки необходимо задать частоту проверки ограничений, настроив расписание в правой верхней части окна (подробнее см. выше, в подразделе «Отправка отчета по почте по расписанию»). Затем необходимо сохранить настройки отправки отчета, нажав на кнопку «Сохранить».

История изменений

Система предоставляет возможность просмотра истории изменений конкретного значения. Для этого необходимо нажать правой кнопкой мыши на интересующее значение и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «История изменений».

_images/27.png

Во всплывающем окне отобразится вся история изменений конкретного значения с указанием автора изменений, времени каждого изменения, домена значения, а также комментария и обоснования (файла), если они были внесены, и аналитических признаков значения.

_images/28.png

В таблице «История изменения» ячейки выделены цветом:

  • Красным - удаление.
  • Зеленым - добавление.
  • Желтым - изменение.

Сравнение и выпуск версий форм, отчетов или реестров

Функции выпуска, просмотра и сравнения версий доступны в окне «Версии».

Для того, чтобы выпустить версию формы, отчета или реестра, необходимо:

  1. Нажать на кнопку «Версии», расположенную в панели управления над таблицей.
_images/29.png
  1. В открывшемся окне при необходимости добавить к версии комментарий (нажать на кнопку «Комментарий» и ввести в поле текст комментария).
  2. Нажать на кнопку «Выпустить». В окне «Версии» отобразится таблица, в которой будет указана дата версии, ее автор и комментарий (если введен).
_images/30.png

При сравнении версий отображается разница между более ранней и более поздней версиями с учетом добавленных данных, удаленных или измененных значений. Для каждого изменения также отображается автор и время изменения. Дата создания версии является активной ссылкой, при нажатии на которую форма (реестр) будет перезагружена с данными версии.

Для того, чтобы сравнить версии между собой, необходимо:

  1. В окне «Версии» установить флаги напротив названий версий, которые следует сравнить.
  2. Нажать на кнопку «Сравнить». В названии формы или реестра отобразится запись о том, что в текущий момент отображается сравнение версий, а также будут указаны даты их создания. При наведении курсора мыши на ячейку отображается подсказка о том, было ли ранее изменено/удалено/добавлено значение и каким оно было в более ранней версии.

В таблице сравнения версий ячейки выделены цветом:

  • Красным – удаление.
  • Зеленым – добавление.
  • Желтым – изменение.
_images/31.png

В реестрах также доступны версии, которые выпускаются автоматически при каждом внесении изменений в данные. Для перехода к автоматическим версиям необходимо в окне «Версии» выбрать вкладку «Изменения», затем выбрать интересующие версии и нажать на кнопку «Сравнить».

_images/reg-chng1.png

Переход к показателю. Просмотр информации о показателях

У администратора Системы есть возможность перехода на паспорт показателя из формы: если во время работы с отчетом, формой или реестром потребовалась какая-либо информация об используемых показателях, можно кликом правой кнопкой мыши по заголовку с этим показателем перейти к просмотру паспорта интересующего показателя.

_images/26.png

Эта операция доступна также из предпросмотра отчета в конструкторе и на странице просмотра сущности.