Инструкции по настройке и использованию сбора

Содержание:

Описание сбора

Общие сведения

Функциональность «Конструктор сбора данных» обеспечивает настройку процессов сбора данных в соответствии с установленными регламентами сбора отчетности. В Системе предусмотрена возможность без программирования задавать количество этапов сбора (шагов согласования); порядок этапов; регламентированный срок на выполнение каждого этапа; список ролей, которые на каждом шаге могут вносить изменения в собираемые данные; список действий, доступный каждой роли на текущем статусе. Выделены следующие основные категории ролей:

  1. Пользователи-администраторы. Данной категории пользователей предоставляется возможность через интерфейс системы создавать новые маршруты сбора данных, в том числе добавлять новые статусы и роли.
  2. Пользователи-координаторы (редакторы шаблона). Данной категории пользователей предоставляется возможность создавать, редактировать и запускать шаблоны сборов, но только тем организациям и по тем тематикам, на которые пользователь-администратор выдал права.
  3. Пользователи-исполнители. Выполняют задания сбора (вводят данные), могут просматривать свои выполненные задания и архив заданий (закрытые задания). При получении задания сбора пользователь-исполнитель должен заполнить формы, которые получил в задании, и затем поставить отметку о выполнении (нажать кнопку).
  4. Пользователи-контролеры. Это пользователи, ответственные за сбор, и другие согласующие роли (количество согласующих ролей определяется маршрутом сбора данных). Пользователи-контролеры проверяют задания сбора, выполненные исполнителем, просматривают ранее проверенные задания, архив заданий (закрытые задания) и отчеты по исполнительской дисциплине.

Используются следующие основные термины:

  1. Рабочий процесс сбора – правила, определяющие количество участников (ролей сбора) и маршрут сбора данных (сколько всего статусов, правила перевода задания из статуса в статус).
  2. Тип сбора – название для конкретного рабочего процесса сбора.
  3. Тематика – направленность, зона ответственности сбора (например, «Бухгалтерия», «Безопасность»).
  4. Шаблон сбора – правила, определяющие сроки сбора и список форм для заполнения. После запуска шаблона пользователям автоматически формируются задания и запускаются по маршруту, заданному в рабочем процессе сбора.
  5. Структура сбора – справочник (плоский или иерархический), по которому осуществляется сбор (например, справочник организаций, справочник «Административная структура»).
  6. Узел сбора – одно из значений справочника «Структура сбора» (например, ООО «Организация»).
  7. Периодичность сбора – тип периода, которым параметризованы формы сбора (например, если формы ежемесячные, то периодичность сбора - месяц).
  8. Период сбора – конкретный период, указанный в задании, за который заполняются данные (например, периодичность сбора год, период сбора – 2018 год).
  9. Доступы в сборе – правила, определяющие связку: Пользователь - Тематика - Тип сбора - Организация (узел сбора) - Роль.
  10. Рекомендованные формы/отчеты/реестры – это сущности системы, которые участники сбора должны заполнить/проверить/посмотреть. Особенность рекомендованных форм/отчетов/реестров в том, что они должны быть параметризованы как минимум двумя показателями, «Структурой сбора» и «Периодичностью сбора». В каждом задании сбора они будут подставляться автоматически, и у пользователя не будет права изменить их (исправить прошлые данные).
  11. Показатель для утверждения.

Описание стандартных типов сбора в платформе

По умолчанию предусмотрено три типа сбора:

_images/194.png
  1. Два уровня
  • Сбор с тремя основными статусами:
    • Новое – задание требует выполнения исполнителем (роль «Исполнитель»), у исполнителя одна кнопка «Выполнить».
    • Выполнено – задание требует проверки ответственным за сбор (роль «Ответственный за сбор»): может быть переведено контролером в статус «Новое» (кнопка «На доработку») или «Закрыто» (кнопка «Закрыть»).
    • Закрыто – задание в архиве.
  • Дополнительно введено три статуса:
    • Новое просрочено – система автоматически переводит задание в данный статус из статуса «Новое» в последний день периода сбора.
    • Сбор закрыт: новое – система автоматически переводит задание в данный статус из статусов «Новое» и «Новое просрочено» через 5 дней после окончания периода сбора.
    • Сбор закрыт: выполнено – система автоматически переводит задание в данный статус из статуса «Выполнено» через 5 дней после окончания периода сбора.
  • Показатель для утверждения не присваивается (можно заполнить на каждом стенде, но нельзя изменить после однократного заполнения – только создать новый тип сбора).
  • Редактировать шаблоны сбора с данным типом сбора могут пользователи, имеющие роль сбора «Редактор шаблона».
  • Задание становится доступным для выполнения (видимым в «Текущих заданиях» у исполнителя) сразу после запуска шаблона сбора, если не указано иное в «Шаблоне сбора» («Дней от начала периода сбора» - «0», но может быть отредактировано в шаблоне).
  1. Три уровня (дополнительно к сбору «Два уровня» добавлен статус «На проверке»)
  • Новое – задание требует выполнения исполнителем (роль «Исполнитель»), у исполнителя одна кнопка «На проверку».
  • На проверке – задание требует проверки Контролером (роль «Контролер»), может быть переведено в статус «Новое» (кнопка «На доработку) или «Выполнено» (кнопка – «Выполнить»).
  • Выполнено – задание требует проверки Ответственным за сбор (роль «Ответственный за сбор»), может быть переведено контролером в статус «Новое» (кнопка «На доработку») или «Закрыто» (кнопка «Закрыть»).
  • Закрыто – задание в архиве.
  1. Запрос информации
  • Сбор с двумя статусами:
    • Новое – задание требует выполнения исполнителем (роль «Исполнитель»), у исполнителя одна кнопка «Закрыть».
    • Закрыто – задание в архиве.
  • Показатель для утверждения не присваивается (можно заполнить на каждом стенде, но нельзя изменить после однократного заполнения – только создать новый тип сбора).
  • Редактировать шаблоны сбора с данным типом сбора могут пользователи, имеющие роль сбора «Редактор шаблона».
  • Задание становится доступным для выполнения (видимым в «Текущих заданиях» у исполнителя) сразу после запуска шаблона сбора («Дней от начала периода сбора» - «0», но может быть отредактировано в шаблоне).

Инструкция администратора

Порядок настройки сбора данных «с нуля»

Подготовительные операции:

  1. Создать показатель с типом «Справочник» и справочник, по которому будет осуществляться сбор данных.
  2. Создать показатель с типом «Множество значений из справочника», по которому будет сбор данных.
  3. Наполнить справочник, по которому будет осуществляться сбор данных.
  4. Создать «Тематику сбора» в справочнике «Тематики» (registry/set/-510/).
  5. Дать права пользователю на создание «Шаблонов сбора» (в том числе пользователю admin) в справочнике «Доступы в сборе» (/registry/set/-599/). Для типов сбора по умолчанию – это роль «Редактор шаблона».
  6. Добавить в справочник доступов показатель с множественным выбором справочника по которому осуществляется сбор и выбрать узлы по которым пользователю доступна настройка сбора.
  7. Создать «Шаблон сбора».
  8. Включить «Шаблон сбора».

Если в сборе используется справочник «Административная структура», пункты «1» и «2» могут быть пропущены (данные показатели создаются автоматически).

Для того, чтобы увидеть задание в «Текущих», необходимо присвоить пользователю, для которого осуществляется настройка, соответствующие права (например, «Исполнитель») в справочнике «Доступы в сборе» (/registry/set/-599/) или создать нового пользователя.

Настройка справочника «Рабочий процесс сбора»

Наименования типов сбора перечислены в справочнике «Типы сбора» (/registry/set/-526/). Справочник доступен на редактирование пользователям-администраторам; существующие по умолчанию типы сбора изменить нельзя, создать новый – можно.

Маршруты сборов описаны в справочнике «Рабочий процесс сбора» (/registry/set/-869/). Справочник доступен на редактирование пользователям-администраторам. Каждая строка справочника соответствует одному переходу задания из статуса в статус.

_images/195.png
  • Тип сбора - название типа сбора. Редактирование названия, добавление новых типов сбора осуществляется в справочнике «Типы сбора».

  • Предыдущий статус – название статуса, для которого описывается правило: из какого статуса задание перейдет в следующий статус. Редактирование списка статусов осуществляется в справочнике «Статусы».

  • Новый статус – название статуса, для которого описывается правило: в какой статус задание перейдет из предыдущего статуса.

  • Тип события - это событие, по которому задание, сформированное по данному шаблону, поменяет статус с поля «Предыдущий статус» на «Новый статус». Существует 4 типа события (дополнительно см. подраздел Автоматические переводы статусов):

    • Дней до конца периода сбора – переход осуществляется автоматически, системой - когда пройдет столько дней от конца периода сбора, сколько указано в поле «Значение события». Поле «Роль сбора» при этом можно оставить пустым или заполнить – переход все равно будет осуществляться автоматически, системой. Конец периода сбора – это последний день периода сбора, указанного в шаблоне сбора (не в справочнике «Рабочий процесс сбора»). Например, если период сбора в шаблоне сбора указан месяц, то можно задать условие: задание становится просроченным за три дня до конца месяца/через три дня после окончания.
    • Дней от начала периода сбора – переход осуществляется автоматически. Описание см. для поля «Дней до конца периода сбора».
    • Дней от статуса – переход осуществляется автоматически, после окончания дней, указанных в поле «Значение события», от момента, когда задание перешло в статус, указанный в поле «Статус события».
    • Кнопка – переход осуществляется, когда пользователь, имеющий роль, указанную в поле «Роль сбора», нажмет в паспорте задания кнопку, название которой указано в поле «Значение события».
  • Значение события: вторая часть поля «Тип события». Данное поле может быть изменено в шаблоне сбора, в «Типе сбора» задается значение «по умолчанию».

    • Для типов событий «Дней до конца периода сбора» и «Дней от начала периода сбора» - положительное/отрицательное/нулевое значение.
    • Для типа события «Дней от статуса» - положительное значение (>0).
    • Для типа события «Кнопка» - «текстовое поле» (то есть название кнопки, которое будет в паспорте).
  • Статус события. Заполняется только для типа события «Дней от статуса».

  • Роль сбора. Заполняется только для типа события «Кнопка». В ином случае просто проигнорируется системой.

    • Исключение 1: Роль, отмеченная для перехода из «пустого» статуса (значение поля «Предыдущий статус» - пусто) в «Новое» (значение поля «Новый статус» - «Новое») - это роль, позволяющая создавать и редактировать шаблон (можно использовать системную роль «Редактор шаблона» или иную, если этого требует постановка задачи).
    • Исключение 2: Роль заполняется не для определения видимости кнопки, а для определения поля «Видит в текущих» (см. ниже Пример 2).
  • Видит в текущих. Если стоит «Да», то пользователь с ролью «Роль сбора» увидит данное задание в своем списке «Текущие задания», когда оно находится в статусе «Предыдущий статус». Обычно заполняется только для типа события «Кнопка», но не обязательно.

    • Пример 1: Пользователь с ролью исполнитель должен видеть задание в статусе «Новое» и «Новое просрочено» с кнопкой «Выполнить». Тогда в строках, у которых поле «Предыдущий статус» заполнено как «Новое» или «Новое просрочено», «Тип события» - «Кнопка», «Значение события» – «Выполнить», «Роль сбора» – «Исполнитель», должно быть указано «Видит в текущих» = «Да».
    • Пример 2: Пользователь с ролью «Контролер» должен видеть задание в статусе «Проверено» 3 дня, но не должен иметь возможность сделать что-то с ним (например, задание используется как напоминание). Тогда в строке, у которой в поле «Предыдущий статус» - «Проверено», «Тип события» - «От статуса», «Значение события» - «3», Статус - «Проверено», Роль сбора – «Контролер», должно быть указано «Видит в текущих» = «Да».
  • Можно редактировать. Если стоит «Да», пользователь с ролью «Роль сбора» сможет редактировать формы и реестры, если задание находится в статусе «Предыдущий статус». Обычно заполняется только для типа события «Кнопка», но не обязательно.

  • Показатель утверждения. Название показателя, которому будет присвоено определенное значение (указанное в поле «Значение утверждения») при изменении статуса. Данное поле может быть изменено в «Шаблоне сбора», в «Типе сбора» задается значение «по умолчанию». Данный показатель не обязательно должен быть в формах/реестрах для заполнения.

  • Значение утверждения. Вторая часть поля «Показатель утверждения»: значение показателя (например, «Да»). Данное поле может быть изменено в «Шаблоне сбора», в «Типе сбора» задается значение «по умолчанию».

    • Например, при изменении статуса из «Новое» в «Выполнено» показателю «Утверждено пользователем» - присвоить «Да». При изменении статуса из «Выполнено» в «Закрыто» показателю «Утверждено контролером» - присвоить «Да». Обратите внимание, что требуется заполнить все строки, когда требуется присвоить показатель: если из «Новое просрочено» в «Выполнено» - значение показателя утверждения тоже должно присваиваться, строку надо заполнить повторно.

Редактирование справочника «Рабочий процесс сбора» не запрещено, даже если для данного типа сбора уже созданы шаблоны сбора. Однако в этом случае все ранее созданные шаблоны сбора изменены не будут: необходимо отключить их и создать новые.

Настройка ролевой модели сбора

Пример: пользователь Петров П.П. Организации 1 и пользователь Иванов И.И. Организации 2 - Исполнители заданий сбора, поэтому АРМ их должен выглядеть идентично (Справочник «Пользователи»). Однако задания сбора они получают разные (Справочник «Доступы в сборе»).

Для настройки роли для пользователя-участника сбора необходимо выполнить настройки в двух справочниках:

  1. Справочник «Пользователи» и Справочник «Роли» (если требуется корректировка ролей).

Справочник «Пользователи». В данном справочнике определяются роли пользователей, т.е.:

Справочник «Роли». Системные роли в справочнике «Роли» /registry/set/-103/, которые относятся к сбору данных:

  • Сбор: исполнитель.
  • Сбор: контролер.
  • Сбор: редактор шаблона.

Вышеперечисленные роли имеют одинаковый доступ к группам показателей. Это 2 группы показателей на просмотр: «Системные показатели» и «Показатели сбора», а также, дополнительно, - редактирование показателей «Административная структура», «Административная структура (множественный выбор)», «Период». Это сделано для удобства настроек системы, так как эти показатели входят в системную группу, при настройке можно забыть дать доступ на редактирование этих показателей исполнителю, а они часто используются в формах сбора.

Эти роли можно не присваивать пользователю, если будут присвоены другие роли, имеющие доступ на просмотр к группам «Системные показатели» и «Показатели сбора» (обратите внимание, что исполнителям необходимо дать дополнительные права на редактирование всех показателей, участвующих в формах ввода. Права на формы, отчеты и реестры никому давать не надо – если сущность пришла в задании сбора пользователю, то он автоматически получает к ней доступ).

Также роли необходимы, чтобы задать вид АРМ (личного меню): в справочнике «Дерево меню» задается информация о том, какие ссылки и каким ролям доступны. Если будут созданы новые роли, необходимо будет скорректировать справочник «Дерево меню».

  1. Справочник «Доступы в сборе».

В данном справочнике определяются привязки пользователей к заданиям сбора, т.е. описывается доступ к конкретным заданиям разных организаций (узлов сбора) в зависимости от статуса заданий и тематики задания. В справочник «Доступы в сборе» нужно добавить показатель множественного выбора, который ссылается на справочник «Структура сбора». Например, это «Административная структура (множ. выбор)».

Все узлы сбора нужно прописывать в явном виде, т.е. если контролер получает задания за все организации, то в «Доступы в сборе» необходимо выбрать не одну организацию верхнего уровня, а отметить все организации.

Для доступа к паспорту шаблона сбора (по ссылке) нужно иметь связку: Пользователь - тематика (относящаяся к шаблону) - любая роль - тип сбора - совпадение хотя бы одной оргструктуры (в «Доступы в сборе» и в шаблоне сбора в поле «Узлы»).

Для редактирования, включения и удаления шаблона нужно иметь связку: Пользователь - тематика (относящаяся к шаблону) - «нужная роль» (нужная роль - это та роль, которая в типе сбора переводит из пустого в статус «Новое») - тип сбора - совпадают все оргструктуры, которые есть в поле «Узлы» в шаблоне (в «Доступы в сборе» может быть больше оргстуркур, чем в поле «Узлы» в шаблоне, но не меньше).

Обратите внимание, пользователю с ролью «Редактор шаблона» недоступны по умолчанию (если не настроены в справочнике «Рабочий процесс сбора») иные действия с заданиями, поэтому, если пользователь и «Редактор шаблона», и, например, «Контролер», необходимо завести 2 строки в справочнике.

Дополнительные настройки рабочего процесса сбора

В системе предусмотрена возможность дополнительно отмечать цветом задания в списке заданий сбора, а также направлять выбранным пользователям уведомления с напоминаниями о тех или иных статусах задания.

_images/278.png

По умолчанию настроены:

  • Иконка i1 — отмечает задания, изменившиеся сегодня.
  • Иконка i2 — отмечает задания, которые были возвращены на доработку.

Требует настройки:

  • Иконка i3 — индикатор статуса задания сбора (может быть любого цвета).

Для использования дополнительных функций потребуется настроить следующие системные справочники:

1. Справочник «Индикаторы заданий сбора» (/registry/set/-892). Настройка цветов/иконок, которые отображаются как индикаторы в текущих заданиях. По умолчанию в системе предустановлен код red – «Истекает срок выполнения».

_images/276.png
  • «Название» — название индикатора задания сбора, которое будет использоваться в настройке рабочего процесса сбора и в качестве всплывающей подсказки при наведении на индикатор в списке заданий сбора.
  • «Код стиля индикатора задания сбора» — латиницей задается слово, с помощью которого в project description можно задать раскраску (цвет или иконку).

2. Справочник «Дополнительные настройки рабочего процесса сбора» (/registry/set/-891/). Настройка событий, происходящих до/после определенного статуса: индикаторы в текущих заданиях, уведомления

_images/277.png
  • «Тип сбора» - название типа сбора. По умолчанию настроено для типов сбора «Два уровня» и «Три уровня».
  • «Новый статус» - название статуса, для которого описывается правило.
  • «Значение события» – срок в днях - до/после статуса, указанного в «новый статус»
  • «Индикатор задания сбора» – название индикатора, который будет в текущих заданиях
  • «Шаблон уведомления» - уведомление, которое будет отправлено при наступлении срока изменения значения события. Тема и текст шаблонов настраиваются в справочнике «Шаблоны уведомлений» (/registry/set/-885/). Например, при типе сбора «Дней до конца периода сбора» и значении события = 2, уведомление по шаблону будет направлено выбранным пользователям за 2 дня до конца периода сбора.
  • «Уведомляемые роли» - пользователи, которые получат уведомление об изменении индикатора задания (например, о том, что срок выполнения задания истекает). Необходимо при заполнении поля «шаблон уведомления».

Элементы «Индикатор задания сбора» и «Шаблон уведомления» в этом справочнике можно настраивать как одновременно, так и по отдельности.

Автоматические переводы статусов

В том случае, если в справочнике «Рабочий процесс сбора» не указана роль, а в «Тип события» указана не кнопка, то система меняет статус автоматически, обрабатывая типы события в следующем порядке: «Дней до конца периода сбора», «Дней от статуса», «Дней от начала периода сбора».

Пример: если задание должно стать «Сбор закрыт: новое» за 3 дня до конца периода сбора, а «Новое просрочено» через 2 дня после статуса «Новое», то в случае конфликта по времени задание будет в статусе «Сбор закрыт: новое», а не «Новое просрочено».

Проверка и автоматический перевод статусов происходит ночью.

Обратите внимание, что новое задание, сформированное днем и созданное за прошлый период (например, с использованием опции «Количество предыдущих периодов для генерации заданий» в шаблоне сбора), пройдет проверку на статус ближайшей ночью и будет переведено в статус «Закрыто».

Дни считаются включительно, т.е. если в рабочем процессе для перехода «Новое» -> «Новое просрочено» указано, что:

  • Перевод через 3 дня от статуса «Новое», то 3 полных дня задание будет в статусе «Новое»: если первого числа днем запустили шаблон, то задание будет в статусе «Новое» 1-го (неполный день), 2-го, 3-го, 4-го числа. В ночь с 4 на 5 – станет «Новое просроченное».
  • Перевод через 3 дня от начала периода (месяц): задание будет в статусе «Новое» 1-го, 2-го, 3-го числа. В ночь с 3 на 4 – станет «Новое просроченно».
  • Перевод за 3 дня до конца периода (месяц январь): задание станет «Новое просрочено» в ночь с 28.01 на 29.01.
  • Перевод до конца периода сбора «-3» (месяц январь): задание станет «Новое просрочено» в ночь с 03.02 на 04.02.

Если администратор системы изменит статус задания сбора вручную, а по срокам «Рабочего процесс сбора» оно должно быть в статусе «Закрыто» (или ином), ночью оно будет переведено в соответствующий статус.

Возможные проблемы и ошибки

A. Пользователь (Исполнитель или Контролер) не видит пункта меню, который ожидает видеть.

Администратору системы необходимо в справочнике «Пользователи» проверить список ролей пользователя, а затем в справочнике «Дерево меню» проверить, что данным ролям присвоены нужные ссылки, причем в поле «Показывать» выбрано корректное значение.

B. Пользователь (Исполнитель или Контролер) ожидает увидеть задание в «Текущих заданиях», но не видит его.

  1. Если пользователь не видит никаких заданий, то администратору системы необходимо проверить роли пользователя (справочник «Пользователи»): требуется, чтобы была присвоена либо роль сбора по умолчанию («Сбор: исполнитель», «Сбор: контролер» и т.д.), либо роль, включающая аналогичные настройки (доступы к показателям).
  2. Если пользователю доступно хотя бы одно задание в «Текущих заданиях», то Пользователю с доступом к данному шаблону с ролью «Редактор шаблона» (справочник «Доступы») необходимо выполнить следующие действия:
  • Убедиться, что задание сформировано. Для этого перейти в шаблон сбора, нажать «Все задания», найти нужное.
  • Если задание сформировано, но пользователю недоступно, необходимо перейти в справочник «Доступы» и проверить, есть ли доступ к этому заданию, и с какой ролью.

В шаблоне сбора можно посмотреть механизм сбора, который применяется к данному шаблону и сопоставить с ролью пользователя и статусом задания. Требуется обратить внимание на статус и поле «Видит в текущих заданиях».

C. Пользователь (Исполнитель или Контролер) не может редактировать форму/реестр в сборе.

  1. Администратору системы необходимо выполнить следующие действия:
  • Просмотреть список ролей пользователя (справочник «Пользователи»).
  • Убедиться, что хотя бы у одной роли есть доступ к редактированию всех показателей, использующихся в форме, которую требуется отредактировать. Для этого требуется проставить чекбокс напротив нужных групп показателей во втором столбце, «Редактирование». Обратите внимание, галка для групп форм/реестров не нужна, права присваиваются автоматически, если форма/реестр участвуют в сборе.
  1. Пользователю с доступом к данному шаблону с ролью «Редактор шаблона» (справочник «Доступы») необходимо выполнить следующие действия:
  • Проверить поле «Можно редактировать» в шаблоне сбора, стоит ли чекбокс для данного статуса/данной роли. Чекбокс «Можно редактировать» отредактировать в шаблоне сбора нельзя, так как это часть маршрута сбора данных (кто может редактировать данные). Чтобы изменить чекбокс, потребуется создать новый тип сбора и сделать нужные настройки в рабочем процессе сбора.

Пример настройки рабочего процесса сбора

Для начала настройки рабочего процесса сбора создается новый тип сбора в справочнике «Типы сбора» (раздел меню «Настройка сбора» => «Список типов сбора»). Затем для созданного типа сбора настраивается рабочий процесс.

_images/361.png

1. Переход «___» => «новое». Первый переход из статуса в статус в любом рабочем процессе – создание задания сбора. Задание активирует пользователь с ролью «редактор шаблона», включая шаблон сбора, после чего задания сбора формируются автоматически в соответствии с настройками полей «Тип события» и «Значение события». В данном примере задание будет формироваться за три дня до окончания периода сбора.

2. Переход «новое» => «выполнено». Следующий переход – из статуса «новое» в статус «выполнено». Этот переход означает выполнение пользователем с ролью «исполнитель» задания сбора (заполнение рекомендованных форм, реестров). Для того, чтобы исполнитель мог выполнить задание сбора, необходимо поставить галочки в полях «Видит в текущих» и «Можно редактировать данные». В данном примере выполненному заданию дополнительно присваивается значение утверждения «Да» (поля «Показатель утверждения» и «Значение утверждения»).

3. Переход «выполнено» => «новое». Для того, чтобы исполнитель мог корректировать уже выполненное задание, задается дополнительный переход из статуса «выполнено» обратно в статус «новое». Для такого перехода необходимо поставить галочку в поле «Видит в текущих». Корректировать задание (вводить, удалять или редактировать данные в формах и реестрах) пользователь в рамках этого типа сбора может только тогда, когда задание находится в статусе «новое». В примере такому заданию до повторного выполнения присваивается значение утверждения «Нет».

4. Переход «выполнено» => «закрыто» Для того, чтобы закрыть задание без возможности последующего редактирования настраивается переход из статуса «выполнено» в статус «закрыто». В примере выше это может сделать пользователь с ролью «редактор шаблона» после того, как пользователь-исполнитель переведет задание в статус «выполнено». Для того, чтобы редактор шаблона мог закрыть задание, необходимо поставить галочку в поле «Видит в текущих».

Инструкция ответственного по сбору: создание, редактирование, запуск шаблона сбора

Шаблоны сбора

Обзор шаблонов сбора

В списке шаблонов сбора для пользователя отображаются только шаблоны, связанные с доступными данному пользователю тематиками (справочник «Доступы в сборе»).

В списке шаблонов доступны фильтры (по Тематике, по Статусу). Для их использования необходимо нажать кнопку «Показать фильтры».

Создание шаблонов сбора

Для создания нового шаблона необходимо нажать на соответствующий пункт меню. При создании требуется заполнить следующие поля (для ввода значения из справочника можно нажать на кнопку «Поиск»; поиск осуществляется «по вхождению»):

  1. Название (название шаблона сбора будет отображено в названии заданий, которые получат пользователи).
  2. Тематика (тематика определяет доступ: список пользователей, имеющих доступ к данном сбору).
  3. Тип сбора.
  4. Структура сбора (показатель типа «Справочник», которым параметризованы рекомендованные формы/отчеты/реестры).
  5. Показатель определения прав доступа (справочник, по которому будет проходить сбор, например, «Административная структура»).
  6. Узлы структуры сбора (те узлы, которые получат задание).
  7. Показатель параметризации (показатель типа «Период», которым параметризованы рекомендованные формы/отчеты/реестры).
  8. Или «Из типа периода», или «Фиксированные периоды»:
  1. «Из типа периода» – выбор типа периода для периодичных заданий: день/неделя/год и т.д. Обратите внимание, сбор всегда начинается с текущего периода (если «Количество предыдущих периодов для генерации заданий» = 0, см. ниже). Т.е. если при настройке сбора выбрали год = 2016, а сейчас 2018 год – задание все равно будет сформировано начиная с 2018 года. А конкретный период важен только для недели (с какого дня недели сбор: с понедельника по воскресенье или с пятницы по четверг).
  1. Чекбокс «Разовое задание» - позволяет создать задания только на текущий период из выбранного типа периода (задания сбора на следующие периоды сбора автоматически формироваться не будут)!
  2. Количество предыдущих периодов для генерации заданий – по умолчанию 0. Данное поле требуется использовать, если нужно запустить сбор начиная не с текущего периода, а с какого-либо прошлого. Особенность: сроки сбора – такие, как прописано в шаблоне!
  1. «Фиксированные периоды» - это выбор конкретных периодов, за которые будут сформированы задания. Фиксированный период может быть выбран в прошлом.
  1. Рекомендованные формы/отчеты/реестры – это те сущности, на которые будут вести ссылки из паспорта задания. В паспорте они будут расположены в алфавитном порядке (в названии формы может использоваться пробел перед названием).
  1. Формы и реестры необходимо заполнить пользователю.
  2. Отчеты можно посмотреть и/или экспортировать. Также отчеты могут быть использованы для межформенных проверок (например, для сравнения данных, введенных в форму, с прошлым периодом).

Редактирование шаблона сбора

После того, как шаблон сохранен в системе и включен (т.е. по нему сформированы задания), часть полей шаблона редактировать запрещено (для их редактирования требуется отключить шаблон и создать новый), часть полей редактировать можно, но требуется перезапустить (выключить и включить) шаблон, часть полей редактировать можно в уже запущенном шаблоне, и перезапуск не потребуется.

После отключения шаблона сбора в списке «Все задания» задания не отражаются, но в специализированных отчетах по Исполнительской дисциплине (не «Последние задания», а настроенные аналитиками и сохраненные в системе) – будут отображаться.

  • Редактирование невозможно:

Периодичность сбора изменить после запуска шаблона невозможно. Необходимо выключить шаблон и создать новый – с другим периодом.

  • Требуется перезапуск:

Изменить список узлов сбора – возможно (удалить или добавить новые). После изменения узлов требуется перезапустить шаблон. Задания, которые были сформированы ранее (для удаленных узлов) останутся в системе, но недоступными для редактирования (их можно просмотреть в списке «Все задания», с отметкой «Задание не активно»), и в отчетах об Исполнительской дисциплине. Задания для новых узлов будут сформированы начиная с текущего периода. Допускается изменение поля «Значение события» в Настройке рабочего процесса (как и в других таблицах в системе, для сохранения данных в ячейке необходимо перейти на другую ячейку). После изменения поля требуется перезапустить шаблон.

  • Перезапускать не требуется:

Допускается редактирование списка рекомендованных форм/отчетов/реестров, межформенных проверок. Рекомендованные сущности появятся в заданиях сразу после сохранения шаблона.

Настройка уведомлений

В шаблоне сбора, в таблице «Рабочий процесс», для любого перехода из статуса в статус может быть настроено уведомление (одинаковое для всех ролей). Настройка уведомлений включает поля: «Шаблон уведомления» и «Уведомляемые роли». Шаблон уведомления (название шаблона, тема, текст) настраивается в справочнике «Шаблоны уведомлений» (/registry/set/-885/).

Межформенные проверки
_images/201.png

Для ввода межформенной проверки необходимо воспользоваться соответствующей таблицей. Проверка может быть создана для любого перехода из статуса в статус. Обычно проверка необходима только на тех статусах, где в формы ввода вносятся изменения. Не забудьте написать проверки для всех переходов, где это требуется по регламенту (например, из статуса «Новое» и из статуса «Новое просрочено» должно быть сделано 2 отдельные записи). Для того, чтобы узнать название формы/отчета/реестра (для создания межформенной проверки) необходимо выбрать их в рекомендованные, сохранить шаблон и вернуться в режим редактирования. При копировании в ячейку («Ctrl+V») сохранение производится автоматически, поэтому вставить можно только проверку целиком (проверка с ошибками не сохраняется).

Методические указания
_images/200.png

Данный раздел необходимо использовать, если в каждом задании сбора по шаблону на всех статусах должен быть доступен для скачивания какой-либо документ (например, «Регламент сбора»). Для сохранения документа после прикрепления файла убедитесь, что нет оранжевого треугольника, предупреждающего об ошибке (как и в других таблицах в системе, для сохранения данных в ячейке необходимо перейти на другую ячейку).

Сущности сбора

Текущие задания

В списке текущих заданий отображаются все задания, которые доступны пользователю для перевода в другой статус.

Название задания формируется автоматически: Название шаблона (Период сбора, Узел сбора). Если шаблон был переименован после формирования заданий – задания не переименуются.

Паспорт задания

«Сроки на исполнение» сообщают пользователю о том, в какие статусы задание будет переведено автоматически и через какое время (в том случае, если пользователь не изменит статус самостоятельно, по кнопке).

Например, задание сейчас находится в статусе «Новое», и в «Сроках на исполнение» указано, что через 3 дня будет переведено в статус «Новое просрочено», а через 10 дней – в статус «Сбор закрыт: новое», что означает, что регламентированный срок истекает через 3 дня, а через 10 дней задание уже будет выполнить нельзя.

Просмотр выполненных заданий

Для просмотра выполненных заданий разработаны специальные формы. В этих формах отображаются те задания, которые были уже выполнены (или проверены), но еще не закрыты, и к которым у пользователя нет доступа для перевода в новый статус и/или редактирования. В этот список входят задания, выполненные самим пользователем и его коллегами.

Пример: Пусть Пользователь 1 и Пользователь 2 могут перевести задание в «СтатусНовый» из любого статуса (предыдущие статусы могут не совпадать, главное, чтобы в этом правиле перехода совпадали новые статусы). Если Пользователь 2 перевел задание в «СтатусНовый», то Пользователь 1 увидит это задание в списке выполненных заданий с пометкой, что автор изменения – Пользователь 2. Обратите внимание, что в выполненных заданиях не отображаются закрытые задания: закрытые задания отображаются в архиве.

Выполненные задания располагаются по ссылке: /tasks/completed/role/-807 , где «-807» - id роли пользователя сбора. Если у пользователя ролей несколько (например, «Исполнитель» и «Контролер»), то достаточно дать выполненные задания для роли «Исполнитель» - в отчет «Выполненные задания» войдут выполненные задания в статусе «На проверке» для тех заданий, к которым есть роль в качестве «Исполнителя», но не войдут для тех заданий, к которым роль в качестве «Контролера» (эти задания пользователь увидит в текущих).

Если создана новая роль сбора, необходимо в справочнике «Дерево меню» добавить пункт «Выполненные» с ссылкой /tasks/completed/role/(id созданной роли).

Для того, чтобы просматривать статистику статусов задания сбора, если рабочий процесс сбора отличается от системного, необходимо создать специальный реестр.

_images/367.png

Во внешних фильтрах реестра, приведенного в примере:

  • Ш.Тематика - фильтр «Шаблон=>Тематика», в котором выбрана нужная для отражения тематика (может быть выбрано любое количество тематик). Аналогично может быть добавлен фильтр «Шаблон» с выбором одного или нескольких необходимых шаблонов.
  • Текущий статус - фильтр «Текущий статус», в котором выбран нужный для отражения статус (может быть выбрано любое количество статусов).

В результате настройки реестр выглядит следующим образом:

_images/368.png

Доступ к такому реестру из меню для пользователей настраивает администратор системы в справочнике «Дерево меню».

Архив

Архив – это специальный (системный) реестр, в котором отображаются все задания в статусах «Закрыто», «Сбор закрыт: выполнено», «Сбор закрыт: на проверке», «Сбор закрыт: новое». Задания отображаются в том случае, если у пользователя к ним есть доступ (справочник «Доступы в сборе»). Архив расположен по ссылке /tasks/closed/.

Контроль исполнительской дисциплины

Контроль исполнительской дисциплины – это форма для просмотра статусов нескольких последних заданий сбора по всем организациям, доступным пользователю, по определенному шаблону сбора (или нескольким шаблонам). Форма «Контроль исполнительской дисциплины» доступна всем пользователям, которые имеют доступ хоть к одному заданию, но содержит информацию только о тех организациях, к которым у текущего пользователя есть доступ (справочник «Доступы в сборе»).

Для перехода к форме «Контроль исполнительской дисциплины» необходимо открыть любой шаблон сбора и нажать кнопку «Последние задания». Для перехода к форме «Контроль исполнительской дисциплины» необходимо открыть любой шаблон сбора и нажать кнопку «Последние задания» или нажать кнопку «Контроль дисциплины» на вкладке меню «Текущие задания».

_images/265.png

Форма параметризована множественными параметрами «Шаблон сбора» и «Период» - параметры можно изменить. По умолчанию выбраны текущий + 2 предыдущих периода (если для них существуют задания) и шаблон, из паспорта которого осуществлен переход. Форма «Контроль исполнительской дисциплины» расположена по ссылке /template/tasks/last/{id шаблона сбора}, для удобства пользователей-контролеров она может быть вставлена в меню (меню настраивает администратор системы). Ячейки в форме – это ссылки, позволяющие перейти к паспорту выбранного задания.

_images/266.png

Инструкция исполнителя

Вход в систему осуществляется по логину и паролю. Логин и пароль зависят от регистра (заглавные/строчные буквы).

Текущие задания

После входа в систему пользователю необходимо выполнить задания сбора. Перейти к заданиям можно выбрав раздел меню «Задания сбора» и перейдя на вкладку «Текущие». На экране отобразится список текущих заданий.

_images/278.png

В системе предусмотрена возможность дополнительно отмечать задания в списке заданий сбора:

  1. Иконка i1 — отмечает задания, изменившиеся сегодня.
  2. Иконка i2 — отмечает задания, которые были возвращены на доработку.
  3. Иконка i3 — индикатор статуса задания сбора, при наведении на который всплывает подсказка о его значении. По умолчанию красный цвет индикатора означает, что скоро истекает срок выполнения задания.

Чтобы начать выполнение задания, нужно нажать на название задания. Справа от списка заданий откроется окно с паспортом интересующего пользователя задания.

В паспорте сбора указана вся информация о задании, а также список реестров («Рекомендованные реестры») и/или форм («Рекомендованные формы»), доступных для просмотра, внесения данных и редактирования. В необязательном разделе «Рекомендованные отчеты» доступны отчеты – для просмотра данных и для проведения межформенных/межпериодных проверок.

  • Статус задания — статус, в котором находится задание в текущий момент. Примеры статусов: «новое», «на проверке», «выполнено, «закрыто».
  • Сроки исполнения — срок, до которого необходимо выполнить задание. В данном поле приведен статус, в которое задание будет переведено автоматически (в том случае, если пользователь не изменит статус самостоятельно, по кнопке).
  • Реестры (формы) для заполнения — перечень отчетных форм/реестров, которые необходимо заполнить пользователю.
  • Параметры — этот раздел содержит информацию о параметрах задания сбора: периодичность сдачи отчетности и название организации, которая выполняет задание.
  • История – содержит историю изменений задания сбора, переходов из статуса в статус, авторов каждого изменения, комментариев.
_images/259.png

Для того чтобы просмотреть реестр/форму (здесь и далее в качестве примера используется работа с реестром, работа с формами происходит аналогично), ввести новые данные или отредактировать ранее введенные, необходимо щелкнуть по ссылке с названием реестра. В открывшемся реестре нужно ввести отчетные данные в соответствии с правилами, описанными в разделе о вводе данных (см. подробнее раздел Ввод данных).

_images/267.png

Когда все данные введены в реестр, нужно вернуться к заданию сбора (кнопка «Вернуться к заданию» в левом верхнем углу окна) и продолжить заполнение других реестров по аналогичному сценарию.

_images/260.png

Когда заполнены все необходимые реестры, в паспорте задания нужно нажать кнопку «На проверку», чтобы отправить задание на проверку контролеру. Название кнопки будет иметь значение завершения заполнения, но может отличаться в зависимости от настроек шаблона сбора (например, «Выполнено»).

_images/268.png

В шаблоне сбора при отправке задания могут быть предусмотрены дополнительные межформенные проверки. В том случае, если все данные введены верно, то на экране появляется сообщение об успешности проверки. В ином случае, в сообщении будет сказано о том, какие ячейки и в каком реестре/форме нужно исправить.

Во всплывающем окне, если необходимо, нужно ввести комментарий к заданию и подтвердить выполнение операции (кнопка «Да, изменить статус задания»).

_images/269.png

Внимание! После изменения статуса задания изменение введенных данных невозможно!

Выполненные задания

Выполненное задание более не отображается в списке текущих заданий, а отображается в меню «Задания сбора» на вкладке «Выполненные».

_images/261.png

По щелчку на строке задания, интересующего пользователя, происходит переход к паспорту задания. В нем можно открыть реестры/формы/отчеты, относящиеся к этому заданию, однако ввод данных в них невозможен. Реестры доступны только для просмотра.

Контролер может вернуть задание на доработку, тогда оно снова отобразится в списке текущих заданий, и данные могут быть откорректированы.

Архив

Закрытые задания – это те задания, который проверил пользователь, ответственный за сбор, и которым он присвоил статус «Закрыто»/ «Принято», а также просроченные, не выполненные задания.

Закрытое задание более не отображается в списке выполненных заданий, а отображается в меню «Задания сбора» на вкладке «Архив».

_images/262.png

По щелчку на строке задания, интересующего пользователя, происходит переход к паспорту задания. В нем можно открыть реестры/формы/отчеты, относящиеся к этому заданию, но ввод данных невозможен.

Инструкция контролера

Вход в систему осуществляется по логину и паролю. Логин и пароль зависят от регистра (заглавные/строчные буквы).

Текущие задания

После входа в систему пользователю необходимо проверить доступные задания сбора. Перейти к заданиям можно выбрав раздел меню «Задания сбора» и перейдя на вкладку «Текущие». На экране отобразится список текущих заданий.

_images/278.png

В системе предусмотрена возможность дополнительно отмечать задания в списке заданий сбора:

  1. Иконка i1 — отмечает задания, изменившиеся сегодня.
  2. Иконка i2 — отмечает задания, которые были возвращены на доработку.
  3. Иконка i3 — индикатор статуса задания сбора, при наведении на который всплывает подсказка о его значении. По умолчанию красный цвет индикатора означает, что скоро истекает срок выполнения задания.

Чтобы начать проверку задания, нужно нажать на название задания. Справа от списка заданий откроется окно с паспортом интересующего пользователя задания. В паспорте сбора указана вся информация о задании, а также список реестров («Рекомендованные реестры») и/или форм («Рекомендованные формы»), доступных для проверки. В необязательном разделе «Рекомендованные отчеты» доступны отчеты – для просмотра данных и для проведения межформенных/межпериодных проверок.

  • Статус задания — статус, в котором находится задание в текущий момент. Примеры статусов: «новое», «на проверке», «выполнено, «закрыто».
  • Сроки исполнения — срок, до которого необходимо выполнить задание. В данном поле приведен статус, в которое задание будет переведено автоматически (в том случае, если пользователь не изменит статус самостоятельно, по кнопке).
  • Реестры (формы) для проверки — перечень отчетных форм/реестров, которые необходимо проверить пользователю.
  • Параметры — этот раздел содержит информацию о параметрах задания сбора: периодичность сдачи отчетности и название организации, которая выполняет задание.
  • История – содержит историю изменений задания сбора, переходов из статуса в статус, авторов каждого изменения, комментариев.
_images/263.png

Для того чтобы проверить реестр/форму/отчет (далее в качестве примера используется работа с реестром, работа с формами происходит аналогично), необходимо щелкнуть по ссылке с названием реестра.

В открывшемся реестре пользователь должен проверить корректность введенных данных.

Когда все данные проверены, нужно вернуться к заданию сбора (кнопка «Вернуться к заданию» в левом верхнем углу окна) и продолжить проверку других реестров по аналогичному сценарию.

_images/260.png

Когда проверены все необходимые реестры/формы/отчеты, в паспорте задания контролеру необходимо принять решение об утверждении задания (названия кнопок могут отличаться в зависимости от настроек шаблона сбора, но по смыслу всегда будут иметь аналогичное значение):

  • Кнопка «На доработку» - возвращает задание исполнителю для редактирования задания в соответствии с комментарием контролера, задание получит статус «новое».
  • Кнопка «Выполнено» - утверждает задание. В зависимости от бизнес-процесса, задание может быть закрыто/принято или отправлено следующему контролеру/ответственному за сбор.
_images/270.png

Во всплывающем окне, если необходимо, нужно ввести комментарий к заданию и подтвердить выполнение операции (кнопка «Да, изменить статус задания»).

_images/271.png

Пользователь, ответственный за сбор, может вернуть задание на доработку, тогда оно снова отобразится в списке текущих заданий исполнителя со статусом «новое», и данные могут быть откорректированы. В этом случае, после выполнения задания исполнителем, потребуется повторное утверждение задания контролером (так же, как если бы задание было новым).

Выполненные задания

Выполненное задание более не отображается в списке текущих заданий, а отображается в меню «Задания сбора» на вкладке «Выполненные».

_images/261.png

По щелчку на строке задания, интересующего пользователя, происходит переход к паспорту задания. В нем можно открыть реестры/формы/отчеты, относящиеся к этому заданию, ввод данных в них невозможен. Реестры доступны только для просмотра.

Архив

Закрытые задания – это те задания, который проверил пользователь, ответственный за сбор, и которым он присвоил статус «Закрыто»/ «Принято», а также просроченные, не выполненные задания.

Закрытое задание более не отображается в списке выполненных заданий, а отображается в меню «Задания сбора» на вкладке «Архив».

_images/262.png

По щелчку на строке задания, интересующего пользователя, происходит переход к паспорту задания. В нем можно открыть реестры/формы/отчеты, относящиеся к этому заданию, ввод данных невозможен.

Для разработчика/аналитика. Как делали миграцию.

Старый сбор - это сбор 2-го типа. При этом если у пользователя одна роль - присваивать только ее, если 2-3 роли - присваивать все.

  • Сбор данных: координатор - Ответственный за сбор.
  • Cбор данных: администратор - Редактор шаблона.
  • Cбор данных: участник - Исполнитель.

Если есть «Редактор шаблона», то надо выделять все узлы, а не только те, к которым у пользователя были локальные привязки.

«Локальные привязки» мигрированы так, что у пользователей добавлен доступ не только к явно прописанным узлам, но и ко всем нижним (так как в старом сборе доступ к нижним узлам был автоматическим).

Событие для перехода из «Новое» в «Новое просрочено» - «Дней до конца периода» со значением 0.

Дни в статусах «Закрыто» мигрированы из «Дней после окончания сбора» + «Сколько дней показывать просроченное задание» (5 по умолчанию).