Просмотр табличных представлений (отчетов, реестров, форм)

В системе существует три основных типа табличных представлений: форма, отчет, реестр.

Содержание

Отчеты. Просмотр отчета

Отчет - это результат запроса в базу на выдачу определенных (заданных в конструкторе отчетов или в аналитической панели) данных. Иначе говоря, отчет - это средство для просмотра данных, удовлетворяющих конкретным условиям. Внешний вид отчета - таблица, ее структура задается в конструкторе отчетов, причем ни количество условий (фильтров), ни количество запрашиваемых данных (источников значений) системой не ограничиваются.

На странице «Отчеты» при клике левой кнопкой мыши по названию отчета открывается страница его просмотра. Если для отчета настроены графики - справа от названия отчета в списке отчетов будет иконка «график».

_images/188.png

Формы. Просмотр формы

Форма - аналогичное отчету средство для ввода данных в систему. Отчеты и формы по структуре и принципам построения одинаковы, различие между ними только в том, что в формы разрешено вводить данные, а в отчетах можно лишь анализировать полученные данные.

На странице «Формы» при клике левой кнопкой мыши по названию формы открывается страница заполнения формы. Ролевая модель может быть настроена так, что пользователь не будет видеть список форм: попасть на форму для ввода данных можно будет только через задание сбора.

Реестры. Просмотр реестра

Реестры представляют собой перечни объектов, удовлетворяющих определенным условиям. У реестров есть только заголовки столбцов, но нет заголовков строк. В реестре каждой строке соответствует один объект. По своей сути каждый реестр представляет собой некоторую выборку из всего множества существующих в ситстеме объектов.

На странице «Реестры» при клике левой кнопкой мыши по названию реестра открывается страница его заполнения.

Реестры можно использовать как для просмотра, так и для ввода данных: в зависимости от настроек реестра, значения либо можно редактировать, либо нет. И редактируемые, и не редактируемые реестры находятся на странице «Реестры».

Изменение параметров

При переходе на страницу отчета (или формы, или реестра) в верхней части выводится название отчета, под ним - строка изменяемых параметров отчета, если они есть, далее - строка меню для работы с отчетом, представленная в виде набора иконок. И наконец, сам отчет (или форма, или реестр) - т.е. таблица с данными.

_images/165.png

Для изменения параметров отчета, необходимо нажать либо на строку, в которой указаны параметры отчета, либо на соответствующую иконку в меню над отчетом. Далее в выпадающем окне нужно выбрать интересующие вас значения параметров и нажать кнопку «Обновить отчет(реестр/форму)».

_images/166.png

После этого отчет будет перестроен в соответствии с выбранными параметрами.

Фильтрация строк

В случае, если необходимо отображение отчета не целиком, а какой-то его части (конкретных значений каких-либо показателей), можно применить фильтрацию, нажав кнопку для раскрытия фильтров:

_images/8.png

Фильтры расположены прямо под заголовками столбцов.

_images/9.png

Для фильтрации по интервалу значений в числовом столбце, нужно ввести интересующий интервал в фильтр соответствующего столбца и нажать кнопку «Enter».

_images/10.png

Для фильтрации по конкретному значению показателя (для показателей-справочников или периодов), необходимо выбирать интересующее значение показателя из выпадающего списка. Выпадающий список появляется по нажатию на стрелочку в правой части ячейки фильтра.

_images/11.png

К отчету можно одновременно применить фильтры по любому количеству столбцов.

Для сброса фильтров можно нажать на соответствующую иконку в меню над таблицей отчета («Сбросить фильтры»). Тогда сбросятся все фильтры. Для сброса конкретного фильтра нужно либо стереть введенные значения и нажать кнопку «Enter» (для числовых или строчных показателей), либо нажать на крестик рядом со значением фильтра (для показателей-справочников или периодов).

Экспорт данных в файл

Для того чтобы сохранить данные таблицы отчета, реестра и т. д. на локальный диск компьютера в виде файла, необходимо нажать на кнопку настройки экспорта и выбрать формат:

_images/12.png

В стандартном диалоговом окне сохранения нужно выбрать папку и ввести название файла. Экспорт возможен в файлы формата: xlsx, csv, html, docx.

В формат docx можно выгрузить отчет с графиком. Для этого необходимо, находясь на странице просмотра отчета, открыть ранее созданный и сохраненный график для этого отчета, после чего нажать на кнопку настройки экспорта и выбрать формат docx.

_images/255.png

Для формата xlsx может быть настроен шаблон экспорта (см. раздел Настройка шаблона экспорта в xls). Обратите внимание, что если шаблон экспорта не настроен, отчет экспортируется со всеми заголовками строк и столбцов. Если же шаблон настроен, то заголовки строк и столбцов не экспортируются.

Если в конфигурации системы предусмотрено использование poi-сервера, то выполняется экспорт данных в файл формата xls.

_images/179.png

Если poi-сервер не используется, то возможен экспорт данных в форматы: xlsx, csv, pdf, docx, html.

Обратите внимание: при экспорте данных во внешний файл формат представления числа устанавливается «по умолчанию» и может отличаться от формата представления этого числа в системе.

Например, если в одной из ячеек экспортируемого отчета/формы/реестра находится число «1.010103», в экспортированном xls-файле вы увидите число «1.01», т.к. по умолчанию формат чисел в xls-файле отображает 2 знака после запятой. Установите в полученном файле формат представления числа с 6 знаками после запятой, чтобы увидеть правильные значения.

Опция «только видимые строки»

Опция «только видимые строки» необходима, когда нужно экспортировать только те строки, которые видны пользователю после применения заданных им фильтров.

Допустим, есть форма с показателями «Политик» и «Индекс доверия».

_images/167.png

Без применения опции «только видимые строки» будет экспортирована вся таблица полностью.

_images/168.png

Чтобы экспортировать строки, в которых «Индекс доверия» >0, нужно применить к данным формы соответствующий фильтр.

_images/169.png

Затем нажать на галочку «только видимые строки» и экспортировать форму с установленными фильтрами.

_images/170.png

Для реестров с галочкой «только видимые строки» экспортируются только те строки, которые отображаются на экране, максимальное значение строк на странице: 100.

Опция «группировочные заголовки строк»

При выборе опции «группировочные заголовки строк» в экспортируемом файле группировочные заголовки строк растягиваются на всю ширину отчета. Опция применяется к тем строкам, которые являются фильтрами с галкой «применять фильтр ко вложенным заголовкам» и к пустым заголовкам, имеющим вложенные строки.

Например, отчет с группировочными заголовками строк

_images/171.png

по умолчанию (без опции «группировочные заголовки строк») экспортируется в таком виде:

_images/172.png

а если при экспорте выбрана опция «группировочные заголовки строк», в экспортируемом файле группировочные заголовки строк растянутся на всю ширину отчета:

_images/173.png

Работа в полноэкранном режиме

Если необходима работа с большим отчетом сложной структурой заголовков строк или столбцов, можно открыть такой отчет на весь экран при помощи иконки с расходящимися стрелочками в меню над таблицей формы.

_images/174.png

Для выхода из полноэкранного режима надо нажать на соответствующую кнопку.

Подсветка данных в отчете/форме/реестре

Информация о вычисленных значениях

Данные в отчете могут быть двух видов – исходные данные (введенные пользователями или загруженные через адаптеры), или вычисленные значения. Исходные значения отображаются простым черным шрифтом. Синие значения с пунктирным подчеркиванием – вычисленные значения.

_images/13.png

Для просмотра информации о вычисленном значении, нужно кликнуть левой кнопкой мыши по интересующему значению. Вся информация отобразится во всплывающем окне. В нем, как и в основном отчете, черные значения – исходные данные, синие с пунктирным подчеркиванием – вычисленные значения.

_images/14.png

Просмотр информации об этих вычисленных значениях также возможен по клику левой кнопкой мыши по интересующему значению. Таким образом, переходя по цепочке из вычисленных значений, можно добраться до исходных данных.

_images/15.png

Расслоения

В отчетах и формах могут возникать расслоения данных - если более одного значения удовлетворяет фильтрам, наложенным на конкретную ячейку в отчете. Такие ячейки окрашиваются в оранжевый цвет. По клику левой кнопкой мыши по такой ячейке можно просмотреть информацию о расслоении. Описание способов устранения расслоений см. в подразделе Расслоения.

_images/16.png

Откорректированные значения

Частный случай расслоения данных – наличие ровно двух значений для ячейки, одного введенного и одного вычисленного. Система воспринимает это как откорректированное значение. В таком случае, ячейка окрашивается не в оранжевый, а в желтый цвет и при наведении курсора на нее появляется всплывающая подсказка, о том, что значение было откорректировано и информация о вычисленном значении.

_images/17.png

В случае, если вычисленное и откорректированное значения различаются, ячейка будет ярко-желтой. Если они совпадают - бледно-желтой.

_images/18.png

Настройка параметров отображения

Пользователь, сформировавший отчет, имеет возможность задать представление заголовков по умолчанию. Пользователи, просматривающие отчет, имеют возможность настроить представление того же отчета либо сбросить настройки вида таблиц до значений, установленных в Системе по умолчанию.

В Системе доступны следующие действия по изменению отображения таблицы:

  • Сортировка.
  • Изменение размеров заголовка таблицы.
  • Отображение или скрытие столбцов таблицы.
  • Перестановка столбцов.
  • Отображение или скрытие иерархических строк таблицы.
  • Траспонирование строк и столбцов.

Все эти настройки будут сохранены и закреплены за конкретным пользователем до следующего изменения или сброса настроек до значений, установленных в Системе по умолчанию. Каждый раз при открытии отчета этим пользователем, он будет открываться с его личными настройками ширины/высоты заголовков и сортировки. Для сброса настроек до значений, установленных в Системе по умолчанию, необходимо нажать на кнопку «Размеры заголовков столбцов по умолчанию», расположенную на панели в правомверхнем углу.

_images/19.png

Сортировка

Для сортировки данных по какому-либо столбцу, нужно кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку столбца, по которому необходима сортировка. Рядом с названием заголовка появится иконка сортировки данных.

_images/20.png

Если в отчете существуют вложенные заголовки (отчет имеет иерархическую структуру), то сортировка выполняется только на нижнем уровне вложенности. Чтобы отменить сортировку, кликните по заголовку с нажатой клавишей «Ctrl». Если нужна сортировка по нескольким столбцам - удерживайте клавишу «Shift» при нажатии левой кнопкой мыши по заголовку одного столбца, потом второго столбца (если необходимо - третьего, четвертого столбца и т.п.) Также возможна сортировка столбцов.

Изменение размеров заголовка

Для того чтобы изменить размеры заголовков таблицы, нужно навести курсор мыши на разделяющую линию в заголовках и изменить ширину или высоту заголовка, удерживая левую клавишу мыши. При наведении курсора отобразится всплывающая подсказка.

  • Для изменения ширины столбца необходимо навести курсор на его вертикальную границу.
  • Для изменения высоты строки заголовка необходимо навести курсор на его горизонтальную границу.

Отображение или скрытие столбцов таблицы

Для скрытия столбца таблицы, кликните по заголовку правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выберите действие «Свернуть заголовок». Также можно уменьшить ширину столбца до минимального размера.

_images/22.png

Скрытый столбец отмечается индикатором i1 в заголовке столбца слева.

Для того чтобы отобразить скрытый столбец таблицы, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на индикаторе скрытого столбца.

_images/21.png

Перестановка столбцов

При помощи drag’n’drop(для этого надо навести курсор на столбец, зажать левую кнопку мыши и переместить столбец) можно переставлять столбцы (в рамках одного уровня вложенности).

Отображение или скрытие иерархических строк таблицы

Для удобства просмотра отчета с большим числом строк (при наличии иерархической структуры заголовков) возможно массовое скрытие/раскрытие группировочных заголовков строк при помощи иконок «+» и «-» (большой «+» - полное раскрытие, маленький «+» - раскрытие следующего уровня, аналогично «-» для скрытия).

_images/23.png

Кроме того, возможно скрытие/раскрытие отдельных подзаголовков при помощи пиктограмм «+» или «-» рядом с названием заголовка строки.

_images/24.png

Транспонирование строк и столбцов

Для того, чтобы поменять местами столбцы и строки отчета, необходимо нажать кнопку «Транспонировать».

_images/191.png

Избранное

Если нужно настроить быстрый доступ к какому-либо отчету/форме/реестру, его можно добавить в «Избранное», нажав на иконку «звездочка» в меню над таблицей.

_images/25.png

Если иконка «звездочка» - бесцветная, данный отчет/форма/реестр не включен в «Избранное». Если «звездочка» желтая - отчет/форма/реестр уже находится в «Избранном». Чтобы убрать отчет/форму/реестр из «Избранного», нужно повторно нажать на иконку «звездочка».

Все отчеты, формы и реестры, включенные в «Избранное», отображаются в личном кабинете пользователя (Меню - «Личный кабинет»).

Отправка отчета по почте по расписанию

В системе возможна отправка отчета по почте по расписанию. Для этого необходимо нажать на иконку «Отправка отчета по почте по расписанию» в меню над таблицей отчета/формы/реестра.

_images/273.png

Откроется всплывающее окно настройки расписания отправки почты.

_images/274.png

В этом окне необходимо:

  1. Выбрать получателя (почта получателя вводится в справочнике «Пользователи»).
  2. Существует возможность отправки письма «сейчас» или «с периодичностью».
  • Чтобы отправить письмо сейчас, необходимо нажать «Отправить сейчас».
  • Для отправки письма по расписанию, необходимо выбрать периодичность отправки писем (день, неделя, месяц и время).
  1. В письмо можно добавить/убрать ссылку на просмотр отчета, название отчета или свои комментарии.
  2. После настройки блока необходимо нажать на кнопку «Сохранить» в правом нижнем углу окна «Отправка отчета по почте по расписанию».

На почту придет письмо с приложенным файлом в формате xls.

Для того, чтобы перенастроить условия отправки отчета, нужно нажать на кнопку «Удалить», и заново заполнить поля окна.

Отправка уведомления о выходе показателя за настраиваемые границы

Для того, чтобы выбранный пользователь получал отчет при нарушении заданных границ значений для показателя, нужно открыть и настроить блок «Отправлять при нарушении условий».

_images/275.png

При нажатии на серый вопросительный знак справа от названия блока появится всплывающее окно подсказки с правилами настройки. Подробнее о возможностях настройки см. в разделе Настройка правил форматно-логического контроля.

Важно: при использовании этого блока отчет будет отправляться выбранным пользователям на e-mail при нарушении правил, настроенных для проверки. Например, если в отчете настроено правило «C1>100», то, в случае если ячейка С1 будет заполнена как «C1<=100», пользователю, выбранному получателем, будет отправлено письмо об ошибке в отчете.

История изменений

Историю изменения конкретного значения можно увидеть, перейдя в контекстном меню (кликом правой кнопкой мыши по интересующему значению) к пункту «История изменений».

_images/27.png

Во всплывающем окне отобразится вся история изменений конкретного значения с указанием автора изменений, времени каждого изменения, домена значения, также покажется комментарий и обоснование (файл), если они были внесены, и аналитические признаки значения.

_images/28.png

Красным цветом в таблице «История изменений» отмечено удаление, зеленым - добавление, желтым - изменение.

Сравнение и выпуск версий форм, отчетов или реестров

Функции выпуска, просмотра и сравнения версий доступны в окне «Версии». Для того чтобы выпустить версию формы, отчета или реестра, необходимо нажать на кнопку «Версии», расположенную в панели управления над таблицей.

_images/29.png

К версии возможно добавить комментарий. Для этого нужно нажать на кнопку «Комментарий» и ввести в поле текст комментария.

Затем нужно нажать на кнопку «Выпустить». В окне «Версии» отобразится таблица, в которой будет указана дата версии, ее автор и комментарий (если он был введен).

_images/30.png

При сравнении версий отображается разница между более ранней и более поздней версиями с учетом добавленных данных, удаленных или измененных значений. Для каждого изменения также отображается автор и время изменения. Дата создания версии является активной ссылкой, при нажатии на которую форма (или реестр) будет перезагружена с данными версии.

Для того чтобы сравнить версии между собой, в окне «Версии» нужно выбрать версии (поставить галочки), которые следует сравнить и нажать на кнопку «Сравнить». В названии формы или реестра отобразится запись о том, что в текущий момент показывается сравнение версий, а также будут указаны даты их создания. При наведении курсора мыши на ячейку отображается подсказка о том, было ли ранее изменено/удалено/добавлено значение и каким оно было в более ранней версии.

_images/31.png

Переход к показателю. Просмотр информации о показателях

У администратора системы есть возможность перехода на паспорт показателя из формы: если во время работы с отчетом, формой или реестром потребовалась какая-либо информация об используемых показателях, можно кликом правой кнопкой мыши по заголовку с этим показателем перейти к просмотру паспорта интересующего показателя.

_images/26.png

Эта операция доступна также из предпросмотра отчета в конструкторе и на странице просмотра сущности.